Immer mehr Unternehmen ziehen Konsequenzen aus den Entwicklungen der vergangenen Tage und schicken ihre Mitarbeiter ins Home-Office. Für viele Arbeitgeber und -nehmer ist das flexible Arbeiten von zuhause aus längst keine Besonderheit mehr. Trotzdem: Die Arbeit unterschiedlicher Teams über Tage oder gar Wochen hinweg ohne ein gemeinsames Büro effizient zu organisieren, ist für viele ungewohnt. Sie als Experte für Unternehmenskommunikation sollten sicher und präzise agieren und anderen Teamleiterinnen und Teamleitern beratend zur Seite stehen, wie man auch in Zeiten von COVID-19 und Home-Office die Interne Kommunikation teamübergreifend aufrecht erhält.
Hier sind fünf praktische Tipps:
- Regen Sie eine standort- und teamübergreifende Task Force für Ihr Unternehmen an
- Definieren Sie gemeinsam mit der Geschäftsführung, der Personalabteilung und dem Betriebsrat eine Task Force mit je einer Person pro Standort, die Fragen rund um das Thema Coronavirus und Home-Office bündelt sowie sich mit den angesprochenen Themen auseinandersetzt.
- Legen Sie gemeinsam fest, wer wann in welcher Frequenz zu welchen Themen an wen kommuniziert. Vereinbaren Sie regelmäßige Update-Meetings, um schnell auf aktuelle Entwicklungen reagieren zu können.
- Stellen Sie die Erreichbarkeit aller Mitglieder der Gruppe über einen geeigneten Kanal sicher (z.B. workplace, WhatsApp for Business Gruppe).
- Binden Sie die IT-Abteilung ein, um frühzeitig die technischen Voraussetzungen für eine umfassende Home-Office-Regelung sicherzustellen (Serverlösung, Equipment für die Mitarbeiter).
- Bereiten Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen auf eine mögliche längere Home-Office-Phase vor
- Informieren Sie alle Mitarbeiter schon heute über die geplante Maßnahme, die bei einem Coronavirus-Verdacht spontan ins Home-Office wechseln sollen. Neben einer kurzen Erklärung der Hintergründe sollten die Kolleginnen und Kollegen ein paar einfache Regeln kennen:
- Alle sollten ab sofort täglich die für die Arbeit aus dem Home-Office nötigen Unterlagen und Arbeitsmittel (Notebook, Diensthandy etc.) mit nach Hause nehmen – dies muss jedoch mit den bestehend Policies im Einklang stehen
- Alle sollten ab sofort morgens vor der Fahrt zur Arbeit ihr E-Mail-Postfach auf neue Nachrichten zum Coronavirus prüfen.
- Alle sollten die für sie relevanten Ansprechpartner im Unternehmen kennen.
- Entwickeln Sie eine Home-Office-Ankündigung für alle potenziell betroffenen Mitarbeiter
- Bereiten Sie gemeinsam mit der Task Force (Personalabteilung, Betriebsrat, Geschäftsführung und Vertreter je Standort) eine Rundmail inklusive Fragen- und Antwortenkatalog (FAQ) vor, in der die Mitarbeiter gebeten werden, ab sofort aus dem Home-Office zu arbeiten. Weisen Sie explizit auf die definierte Person je Standort hin, die für Fragen rund um das Thema bereitsteht.
- Geben Sie dem mittleren Management/den Teamleitern nützliche Hinweise rund um effizientes Arbeiten im Home-Office
- Identifizieren Sie bereits vereinbarte Präsenzmeetings mit Externen (Kunden, Lieferanten etc.). Informieren Sie die Betroffenen über die Situation und vereinbaren eine Alternativ-Lösung (z.B. Video-Call/Telefonkonferenz).
- Sprechen Sie mit Ihrem Team über bereits vereinbarte interne Präsenzmeetings und vereinbaren Sie eine Alternative.
- Identifizieren Sie gemeinsam mit Ihrem Team anstehende Deadlines. Prüfen Sie kritisch, ob diese durch temporäres Home-Office gefährdet sind und entwickeln Sie eine Lösung. Ist das nicht möglich, binden Sie Ihre Vorgesetzten frühzeitig ein.
- Um stets den Überblick über die aktuellen Projekte zu behalten, könnten tägliche, kurze Team-Calls hilfreich sein. So bleiben alle täglich in Kontakt und halten sich gegenseitig kurz und effizient auf dem Laufenden.
- Legen Sie gemeinsam mit Ihrem Team Regeln zur Erreichbarkeit und zu Abstimmungsschleifen fest, um ein lückenloses Qualitätsmanagement sicherzustellen.
- Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter über die Entwicklung der Situation informiert sind und bleiben
- In Deutschland sollten Sie die Empfehlungen der Landes- und städtischen Gesundheitsämter aufmerksam verfolgen und innerhalb der Organisation regelmäßig teilen. Sprechen Sie gemeinsam mit der Personalabteilung, der Geschäftsführung, dem Betriebsrat und den verantwortlichen Ansprechpartnern je Standort über kontinuierliche Updates an alle Mitarbeiter. Offizielle und vertrauenswürdige Informationen finden Sie zum Beispiel hier:
Bei Fragen melden Sie sich bitte bei dem Corporate Reputation Team: crisis-germany@edelman.com